残業の削減方法と私が取り組んでいることまとめ

やってもやっても仕事が終わらず、毎日残業になってしまう。「働き方改革」が謳われ、フレックス制度の導入など、以前よりも働きやすくなりつつはありますが、残業はなかなか減らないというのが現状です。

今日は、残業が減らない原因と対策、削減するために私が取り組んでいることについてまとめてみたいと思います。

働き方改革！

厚生労働省のHPでは、

我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。

として、いわゆる「働き方改革関連法」に基づいて労働基準法が改正され、2019年4月から順次施行されているそうです。その主な内容は次のようなものが挙げられています。

1. フレックスタイム制の拡充
2. 時間外労働の上限規制
3. 年5日の年次有給休暇の確実な取得
4. 高度プロフェッショナル制度の創設
5. 月60時間超の時間外労働に対する割増賃金率引上げ
6. 労働条件の明示の方法

2.や5.で、残業に歯止めをかけるような内容もあるようですが、実際に残業が減らせるかどうかは、会社や残業をする人が、その原因を知り、対策する必要があるように思います。

残業の原因

それではまず、残業の原因について考えてみます。

そもそも仕事の量が多い

予算の関係で、人を増やすことができず、仕事量に対して割り当てられる人が少ないことがあります。そうなると、当然、時間で仕事をこなすしかなく、残業しなければ終わらないという事態に陥ります。

その人にしかできない仕事がある

いわゆる仕事が「属人化」しており、他の人に仕事を回すことができない、あるいは回したとしても仕事のやり方が共有されていないため、回された人は本来の担当者に質問をしなければ仕事が進まないことがあります。このような場合、お互いに時間を取られてしまい、残業をせざるを得なくなってしまいます。

仕事のやり方が非効率

仕事の段取りが悪く結節で待ち時間が生じてしまう、ITが活用されていないなど、仕事のやり方が非効率なため時間をとられることもあります。

仕事の処理能力が低い

割り当てられた仕事に対して、十分な知識を持っていない、スキルが不足しているなど、仕事の処理能力が低いため多くの時間を必要とし、残業せざるを得なくなってしまうことがあります。

予定外の仕事が急に舞い込む

その日の段取りを決め、効率的にやろうと一日の始めに計画を立てても、予定外の仕事が舞い込むことがあります。ギリギリの計画では、そのような場合、残業で対応する以外方法はありません。。。

残業削減の方法

予算を増やして、人を雇うことができれば仕事量を調整することができますが、継続的な売り上げが見込めなければ、簡単に人を増やすことはできません。人を増やす方法以外で残業を減らすためには、次のようなことが必要になります。

情報の共有

チームで仕事を行なっている場合、誰がどのくらいの業務量を持っているかが把握できていれば、自分の手が一杯の場合、余裕のある人がいれば、その人に分担してもらうことができ、業務量の軽減につながります。

その場合、業務量の共有だけでなく、各人がどのような内容の仕事を抱えているのかといったことも共有できていれば、仕事の引き継ぎもスムーズにいきます。

仕事の標準化・見える化

仕事の手順を見える化することで、その手順の問題点が明らかになり、より効率的な仕事のやり方へ改善することができます。そうすることによって仕事の標準化を図り、できれば、手順書を定めるなどにより、チーム全体で同じ品質の仕事を実施することが可能になります。また、仕事の「属人化」も防止することができます。

個々の能力向上

上記、仕事の標準化・見える化によって、仕事をやるために必要なスキルも明確になり、それぞれのスキルを得るためのトレーニングをやって個々の能力を向上させ、仕事にかかる時間の短縮により残業を減らすことが可能になります。

残業を削減するために私がやっていること

残業を減らすために会社あるいはチームでは、上で挙げたようなことが必要となります。上記を踏まえて、私自身が注意していること、やっていることを紹介します。

長期的な計画をもとに日々の業務予定を立てる

一つの仕事のサイクルが１〜２週間であることが多いので、１ヶ月前後の見通しを立てたうえで、日々の業務予定を次のようなことに注意して作成しています。

• 当日やらなければならない仕事に対して大まかな所要時間を予想し８時間に収まるような予定を立てる
• スムーズに、効率的になるように作業の順番・段取りを考える
• 仕事の優先順位を決め予定外の仕事が舞い込んだ場合に後回しにできるものを明確にしておく

担当業務の手順を他のメンバーに知ってもらう

今のところ、今の仕事の担当は私しかおらず、ほぼ「属人化」状態にあります。急な仕事が舞い込んでも対応できない場合も考えられるので、可能な範囲で簡単な部分を他のメンバーに「伝授」し、他のメンバーにも担当してもらえるよう、やり方を徐々に伝えています。

能力を知るために仕事のログを記録する

どんな仕事にどのくらいの時間を要しているかを知るため、下記を参考にして「作業LOG」を自作しました。振り返り、改善の部分まで手が回らなかったので、いちばん大事な改善には手が回っていません。

興味のある方は、販売されていますので、購入されてはいかがでしょうか。

excel-master.net

残業の原因と削減のための方法、私の取り組みをまとめてみました。

とにかく、寄る年波には勝てず、残業に疲れ果てつつありますので、なんとかしたいと考えています。

これからも、取り組みを強化し、残業削減を図っていきたいと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。